使用Excel 库存管理无法帮助您成长
许多小型企业使用Excel作为其初始库存管理工具，因为它易于使用且可在大多数计算机上轻松使用。在短时间内，使用Excel进行库存管理对于许多小公司来说效果很好。随着他们的库存管理需求变得越来越复杂，企业主了解到 Excel 不是一个可行的长期解决方案。这不是找到使用Excel跟踪库存的最佳方法的问题。在某个时候，没有任何方法可以击败为库存控制而设计的程序。
对于企业主来说，好消息是复杂性是业务增长繁荣的结果。在大多数情况下，升级可能是您继续增长轨迹所需要的。
动态销售环境中Excel库存管理的挑战
盘点的目的是回答这个问题，“我现在有多少X？当然，关键词是“现在”。电子表格中的数字未考虑自您上次更新以来发生的销售和投放情况。每日库存变得过时，每天盘点库存的时间压力低下。即使是带有条形码扫描的 Excel 库存管理也不会考虑途中的货物或未被拣选和包装的销售。
随着库存变得越来越复杂，企业主很快就会发现通过Excel电子表格管理库存既昂贵又无效。一些主要限制包括：
- 辅助功能：一次只能有一个用户访问 Excel 电子表格。 随着企业的发展，企业通常有多个人负责保持准确的库存盘点。当您开始在多个位置持有库存时，会有更多的团队成员参与其中。Excel 限制多个用户的辅助功能。此外，Excel 没有版本控制，无法跟踪谁正在对工作表进行更改。如果计数不准确，则很难知道要跟进哪名员工。当多人同时编辑电子表格时，电子表格可能会保存在信息冲突的多个版本下。
- 错误：低效的实物库存盘点工作通常容易出错。通过Excel进行库存管理的企业主要求员工通过计算项目和更新主电子表格来进行实际库存。通常，员工在仓库中用笔和纸记录库存数量，然后将数据输入办公室。此过程效率低下，并且通常会导致数据不准确，因为重复的数据输入会导致错误。在基于云的库存管理系统中，此问题得到了显着缓解。然后可以通过条形码扫描仪或移动设备直接从仓库输入数据。
- 延迟：缺乏实时库存数据是一个重大问题。大多数公司以固定的时间间隔（每周一次、每月一次或其他设定的时间段）对其实际库存进行实际盘点。在盘点之间，新库存进入、发货或从一个位置移动到另一个位置。通常，Excel 工作表的数字与仓库中的实际计数不同步。
为什么库存和订单管理系统对于成长中的品牌至关重要
事实是，Excel不是为库存管理而构建的。是的，对于小型企业来说，它可以有用且负担得起。随着小型企业的发展，通过电子表格跟踪库存所需的时间和可能发生的错误数量都会增加。您可能会产生甚至可能没有注意到的隐藏成本。库存和订单管理软件可以节省您和您的团队的时间，增加协作并为您提供实时、准确的库存盘点。
随着业务的增长，更多的库存、类别、地点和员工将随之而来。每种复杂性都会在手动流程中增加新的摩擦点，并增加出错的空间。随着业务的扩展，专为销售和库存管理而设计的系统变得至关重要。
库存和订单管理软件提供了实时盘点库存的能力。它还提供了比电子表格更多的功能，超出了库存盘点的范围。以下是综合订单管理解决方案的一些功能：
- 根据销售速度、当前库存数量和供应商库存自动发出重新订购通知。
- 为批发订单、加价、折扣和商品组合设置不同的定价规则。
- 将单位成本与零售定价进行比较，以了解毛利率和盈利能力。
- 使用支持条形码的拣选和包装准备货件以进行配送。
- 管理和处理退货。
- 自定义您的软件并将其与会计或销售软件集成。
- 使用自动填充字段生成采购订单、销售订单、报价单、发票和装运标签。
- 调整多个用户的帐户访问权限和权限。
您的电子表格文档可以做到这一切吗？
过渡是您可以为企业做出的最佳选择的 6 个关键原因
仓库或商店库存软件提供了许多您无法从Excel获得的功能。 电子表格提供的功能通常以牺牲生产力和灵活性为代价。升级将如何帮助您的业务增长？考虑一下手动工作簿无法与之竞争的这六个功能。
1. 实时、准确的库存跟踪
您不断增长的业务是否需要实时跟踪？答案是肯定的。考虑一下即使落后一天也会如何影响您的业务。假设库存在星期二发生，在星期三重新订购。星期二，负责使用笔和纸盘点库存的人员忘记更新一个产品类别的Excel。周三，当其他人处理重新订购时，产品类别可能看起来库存充足，因为数字没有更新。
即使盘点准确，它们也会很快失去准确性。例如，假设盘点发生在下午 4 点，而客户在晚上 7 点下了一个异常大的订单。如果重新订购库存的人员不知道销售，则在星期三重新订购时不会补充产品库存。
当您尝试在 Excel 中控制库存时，此类情况可能会导致延期交货。此外，您的企业可能会销售不可用的产品。无意中销售缺货商品是许多公司关注的重大问题。对于蓬勃发展的小型企业，尤其是当销售可以白天或晚上发生时，您的库存跟踪器在您点击保存的那一刻就过时了。一旦有人进行购买，您的库存状况就会发生变化。
库存管理软件通过自动更新库存水平来消除这些手动错误。当您发送采购订单、接收货件、进行销售或发货产品时，可用库存将进行调整。您还可以跟踪转移的库存，这意味着您可以跟踪它在仓库中的位置或它在仓库之间的移动方式。
如果您正在寻找带有条形码的Excel库存管理，则最好使用具有条形码集成的实时库存跟踪系统。条形码扫描对于跟踪新到货，仓库位置和外销非常有帮助。尽管如此，它仍然无法通过增加待处理的重新订单并在关闭时减去销售额来提供监控。
2. 来自多个销售渠道的数据
如果您像大多数中小型企业一样，您可能有多种销售来源。您可以通过市场在线销售，或者在多个零售地点或某种组合中拥有销售点 （POS） 系统。当您有如此多的销售渠道时，将数据收集到库存电子表格中变得更加复杂。
从每个系统中提取数据并将它们加在一起以跟踪 Excel 中的库存可能会导致错误。对于每个新数据源，犯错的机会都会增加。从每个渠道进行实时跟踪也变得更加必要。由于销售同时来自多个网站，而其他网站则来自物理位置，因此您需要知道有多少库存不可用，甚至在它离开仓库之前。您还需要更新每个市场，以避免销售不可用的商品。
像这样的库存管理软件 最终库存 与主电子表格相比，可以提供相当大的优势。我们的软件提供与多个POS系统和各种电子商务市场的集成。库存管理软件可以自动更新在线商店的库存水平，以便客户了解库存。而且，虽然许多市场可能会强迫您使用唯一的 SKU，但 库存管理软件可以将它们全部映射回单个产品 ID。Excel 电子表格中不再有匹配或不匹配的 SKU。
3. 与会计软件集成
如果您是物流、商品销售或库存经理，您可能并不总是将会计放在首位。出于会计目的，您的库存水平被视为资产。作为电子商务企业或零售商，您在这些资产中捆绑了大量价值，并且它在仓库中放置的时间越长，您的价值就越低。会计师使用许多不同的计算来确定年底未售出的库存数量，将收缩和折旧考虑在内。
如果没有准确的库存盘点，贵公司的会计师将无法完成纳税。如果您的库存电子表格有误，您需要在报税季到来时付费。您可以为这些会计目的提供的记录越多越好。
详细的记录，可以通过库存管理软件实现，将节省您和您的会计师的时间。它还可以帮助公司节省纳税申报表。与会计软件的集成提供了会计师出于税务目的跟踪库存所需的功能。此外，库存管理软件的订单管理可以生成和存储财务文档，包括采购订单和发票。通过会计软件集成，所有这些记录都提供了自动更新的关键财务数据。
最好的部分？无需在多个部门使用同一个电子表格或手动为财务团队归档财务记录。您的文档在中央平台中保持更新和组织，您可以导出财务部门所需的任何内容。
4. 云访问
Excel的主要缺陷之一是它对编辑访问权限的限制。最新版本的 Excel 确实提供了合著功能。您需要订阅才能访问此功能，您的公司可能不支持此功能。无法跟踪更改，如果多人同时编辑同一单元格，则只会记录一个输入。因此，有足够的错误空间。
如果您没有此协作功能，则最终可能会得到文档的两个版本。除非您使用仔细的共享和详细的沟通，否则您最终可能会得到两个不同的“最新”电子表格，两者都缺少信息。
在本地硬盘驱动器上的 Excel 中管理库存的唯一真正有意义的时间是只有一个人接触和跟踪库存。否则——即便如此——你也会冒着出错的风险。因此，将库存信息远离云会影响您的增长能力。在基于云的库存跟踪平台上，两次到300个用户可以一次更新。从运营到采购，每个人都可以立即访问这些信息。您可以查看谁在何时进行了每次更改，因此您可以与正确的一方讨论差异，并查看数字是否是最新的。
5. 历史数据和销售预测
在常青产品、年销售额、季节性需求和经济状况之间，每个月甚至每周都会影响您的销售额。根据趋势预测销售将确保您在需求高时不会缺货，也不会在需求低时积压。在Excel中跟踪库存时，会牺牲销售预测的速度和准确性。
首先，Excel 不提供一种直观的方法来跟踪一段时间内的库存。在单个主电子表格上每天更改数字就像丢弃数据一样。您必须创建一个单独的文档来跟踪历史趋势。获得原始数据后，您就可以自行进行分析。您必须生成自己的图形和计算，这在最坏的情况下可能是不正确的，在最好的情况下是耗时的。
库存管理软件会自动跟踪和可视化您的销售速度，并允许您为所需的任何数据生成自定义报告。
6. 自动化
拼写错误、计数错误、凌乱的笔迹、未保存的更改、格式问题和缺乏技术技能都可能导致不准确。即使库存报告100%完美无缺，创建它并仔细检查所有内容所需的时间也可能超出您的承受能力。手动记录导致速度与准确性的平衡。自动化在这两个类别中每次都会超过人类。
处理大量库存会增加出错的可能性。例如，手动计算大约 500 个单位比总计 50 个单位更容易出现不准确。同时，更大量的库存增加了错误的后果。考虑一个小的错别字如何影响您对当前库存的理解。将 101 更改为 110 并不像从 1，010 更改为 1，100 那么糟糕。随着您的业务和库存增长，自动跟踪系统变得更加重要。
除了准确、实时的跟踪外，使用自动化库存管理软件，从创建发票到成本分析的所有内容都更快。有关卖家、供应商和客户的信息可以填充到您的帐户中。发票和采购订单会自动与您当前的库存水平同步，所有数据都保存在一个简单明了的平台中。提取报告是单击正确的按钮，而不是操作单元格和掌握公式。
